Toda empresa tem aquela tarefa que volta toda semana. Copiar dados de um site para a planilha, emitir o mesmo tipo de documento para vários clientes, conferir uma lista item por item, baixar o relatório de um portal. Ninguém foi contratado para isso, mas alguém da equipe faz, sempre do mesmo jeito.
É para esse tipo de trabalho que existe o RPA (automação robótica de processos). Neste texto, explicamos o que é RPA sem jargão, quando ele faz sentido, o que ele não resolve e como começar sem complicar.
O que é RPA, sem jargão
O RPA é um robô de software. Não é uma máquina de metal: é um programa que usa sites e sistemas do mesmo jeito que uma pessoa usaria. Ele abre a página, entra com usuário e senha, preenche campos, clica nos botões, lê o que aparece na tela e guarda o resultado.
A diferença está na constância. O robô segue os passos sempre na mesma ordem, sem pressa, sem pular etapa e sem se distrair no meio da tarefa. Por isso gostamos de pensar nele como um funcionário digital, que trabalha todo dia, sem pausa, nas tarefas que têm regra clara. Você define a rotina uma vez, e ela passa a rodar no automático.
Robô ou integração direta entre sistemas?
Alguns sistemas conseguem trocar dados direto entre si, sem ninguém na tela. É o que se chama de integração. Quando ela existe e resolve a tarefa inteira, costuma ser o caminho mais direto.
Só que muitos sites não oferecem integração, ou oferecem só uma parte do que você precisa. Sites de fornecedores, sistemas antigos e portais públicos costumam ficar nesse grupo. É aí que o robô entra: ele usa a mesma tela que a sua equipe já usa.
Os dois caminhos também se completam. O sistema da sua empresa pode mandar a tarefa para o BotHub, e o robô faz o trabalho na tela do outro site, sem ninguém precisar clicar em nada.
O que o robô faz bem
- Tarefas com regra clara. Se dá para escrever o passo a passo num papel, dá para ensinar ao robô.
- Volume. Uma planilha inteira vira uma tarefa para cada linha, sem ninguém repetir nada.
- Horários fora do expediente. Ele trabalha no horário marcado, inclusive de madrugada e no fim de semana.
- Resultado pronto para conferir. O que o robô fez fica no painel, pronto para baixar, e se algo dá errado ele tenta de novo sozinho.
O que o robô não faz
O robô não decide por você. Se um site estiver fora do ar ou demorar para responder, ele tenta de novo sozinho, até 3 vezes. Se mesmo assim não der certo, a tarefa termina em erro e não conta no seu plano.
Ele também não é instantâneo: o resultado normalmente sai na hora seguinte. Para tarefas com prazo, agende com folga.
E ele não substitui o julgamento de quem conhece o negócio. Aprovar um desconto, negociar com um cliente ou decidir o que fazer com um caso fora do padrão continua sendo trabalho de gente. O robô cuida da parte repetitiva para sobrar tempo para isso.
Cuidados antes de automatizar
Sites mudam sem aviso
O robô trabalha na tela de outros sites, e essas telas podem mudar sem aviso, e aí a automação pode precisar de ajuste. Se for um problema passageiro, como o site fora do ar, o robô tenta de novo sozinho, até 3 vezes.
Captcha
Alguns sites pedem um captcha (aquele teste de "não sou um robô"). Quando a automação precisa passar por ele, há um custo à parte das consultas, com preço sob consulta: você recebe o valor antes de começar, ele é cobrado só quando acontece e aparece no extrato do painel.
Onde ficam as senhas
Para trabalhar, o robô precisa entrar nos seus sistemas. No BotHub, as senhas ficam guardadas num cofre. O robô só usa esses acessos na hora da tarefa que você configurou, você troca a senha quando quiser, e ela não aparece mais na tela depois de guardada.
Uma dica: quando o sistema permitir, crie um usuário só para o robô, com acesso apenas ao que a tarefa precisa. Veja mais na página de Segurança.
Como começar pequeno
- Escolha uma rotina só. A melhor candidata é aquela que se repete, segue sempre os mesmos passos e toma tempo da equipe.
- Escreva o passo a passo como ele é hoje, incluindo o que a pessoa confere antes de dar a tarefa por terminada.
- Teste com poucos casos. Toda conta nova começa com 100 consultas grátis, sem cartão.
- Nas primeiras semanas, confira no painel o que o robô fez.
- Depois amplie: mais linhas, mais horários, outra rotina.
Começar pequeno ajuda a descobrir as exceções do processo antes que elas apareçam em volume. Toda rotina tem casos que ninguém lembrava, e é melhor conhecê-los com dez linhas do que com mil.
Próximo passo
Escolha uma rotina pronta na vitrine de automações e teste com 100 consultas grátis, sem cartão. Se o seu processo é só da sua empresa, fale com a gente: a gente monta a automação sob medida e coloca para rodar.